Virtuelle Assistenz – Zeit zum Durchatmen

Was gestern an einem Schreibtisch vor Ihrer Tür sass, ist heute vielleicht ein 20-jähriger Student von den Philippinen, oder auch eine, in einen farbenfrohen Sari gekleidete ältere Dame aus Indien – beide durch Welten und Ozeane von Ihren Arbeitgebern getrennt. Was sie verbindet? Eine Internetleitung und ein gemeinsames Interesse.

Und wie immer, die USA…

Was in den USA schon seit 1999 praktiziert wird, steckt in Deutschland noch in den Kinderschuhen. Mehr Bekanntheit erlangte das Konzept durch das 2007 veröffentlichte Buch “Die 4-Stunden-Woche” von Tim Ferris, sowie durch ein 2008 erschienenes Buch von Markus Albers „Morgen komm ich später rein“.

Was macht denn so eine VA?

Aber fangen wir vorne an: Was ist eigentlich eine Virtuelle Assistenz (VA)? Eine virtuelle Assistenz kommt meist in der Form eines Freelancers daher oder auch Kleinunternehmers, die professionelle administrative, technische oder kreative Unterstützung in allen erdenklichen (und outsourcebaren) Bereichen anbieten und, in den meisten Fällen, von zu Hause arbeiten. Und mit allen Bereichen, meinen wir hier alle Breiche, denn man kann bereits VPAs anheuern, die auch persönliche (P = persönlich) Aufgaben erledigen. Schätzungen, namenhafter Consultingfirmen, reichen von 8,000 bis 35,ooo Assistenzen weltweit.

Bei welchen Aufgaben ein Assistent alles helfen kann

Und wer kann damit was anfangen?

Speziell für mobile Berufe, wie Berater und andere Kleinunternehmen, die sich keine festangestellte Sekretärin leisten können oder wollen, stellt diese Form der Arbeitsweitergabe eine erholsame Alternative dar. Sie erlaubt dem überarbeiteten Selbständigen, seine Internetrecherche bezüglich der Marktübersicht potentieller Mitbewerber nicht doch noch um 12 Uhr nachts, ach Erledigung seiner Kernkompetenzen zu erledigen, sondern diese weiterzugeben und mit dem ruhigen Gewissen zu schlafen, dass jemand anderes am selben Strang zieht.

Die Aufgabenbereiche können dabei eine ganze Reihe kleinerer, aber auch grösserer Aufgaben und Projekte beinhalten. Dies hängt primär von der Qualität und Qualifizierung der virtuellen Assistenz ab.

Wie also eine geeignete Hilfe finden?

Das Auffinden einer geeigneten virtuellen Assistenz ist jedoch nicht immer so einfach. Eine kurze Webrecherche zeigt bereits, dass zwar eine Vielzahl an Interessenten existieren, aber gerade für Kleinunternehmer oder als Selbständige, denen Qualität wichtig ist und ihr Geschäft auf ihrer Reputation aufbauen, wollen sichergehen, dass sie auch entsprechend repräsentiert werden.

Probeprojekte, Referenzen und Vertrauen

Also bei der virtuellen Assistenz ist dies fast wie mit einem Arztbesuch: die meisten gehen mit der Empfehlung eines Kollegen, oder haben gehört, dass der und der dies und dies gehört hat und gut ist. Eine professionalisierte Form der Weiterempfehlung bieten Webseiten auf denen VAs oder allgemein Selbstständige Ihre Dienste anbieten. Diese kommen oftmals mit einem Bewertungsforum für erledigte Aufgaben und geben einem zumindest einen Anhaltspunkt über die mögliche Qualität und andere wichtige Aspekte, wie Termineinhaltung etc. der Arbeit des potentiellen Auftragnehmers.

Weiter weg oder näher ran?

Bei der Auswahl der Assistenz stellt sich sicherlich auch die Frage nach dem Preis? Jeder weiss über Niedriglohnländer, so beispielsweise Ukraine, Indien, Philippinen etc., hier kostet die Stunde oftmals nicht mehr als 2,99 US-Dollar. Allerdings manchmal mit zweifelhaftem Ausgang – nicht jede Aufgabe lässt sich gleichermassen nach Übersee verschiffen (nach dem Motto aus den Augen aus dem Sinn), sondern lässt sich sicherer im Inland bearbeiten. Im Inland schwanken die Preise zwischen 15 und 22 Euro die Stunde. Speziell bei kultur-, oder sprachsensiblen Aufgaben ist es ratsam auf bekanntere Qualität zu setzen. Aber natürlich gibt es auch hier Ausnahmen, der Mischling sozusagen: Deutsche im (manchmal auch Niedriglohn-) Ausland.

Was das ganze bringt?

Es ist bestimmt einen Versuch Wert. Der Gewinn kann geradezu unermesslich und sicherlich schwer zu quantifizieren sein: mehr Zeit für die Familie, besseres Wohlbefinden, vor 11 Uhr nachts ins Bett und mehr Zeit für eigentliche Kundeaufträge, daher höherer Umsatz – mehr Zeit zum Durchatmen. Der Verlust bei einem Probelauf, auf der anderen Seite, hält sich dabei in Grenzen: 2-3 Stunden Suche und um die 60 Dollar für ein vordefiniertes Fixpreis-Projekt.