Outsourcing – Geheimnis für Reichtum & Freiheit ?

Outsourcing, zu deutsch Auslagern, ist bei Web-Marketern in aller Munde. Es wird als die Geheimformel für Reichtum und Unabhängigkeit gepriesen. Man nehme sich eine preiswerte Arbeitskraft aus Drittländern, schaufle alle lästige Arbeit ‘rüber und schon hat man den Kopf frei für ungezügelte Expansion und nahezu unbegrenztes Einkommen.

In den 90er Jahren war das Thema Auslagern ein Schlüsselwort, nicht nur in der deutschsprachigen Industrie. Ganze Produktionsbetriebe wurden nach Polen, Tschechien oder gar Indien und China ausgelagert um Waren billiger für den Heimatmarkt herzustellen. Knapp zehn Jahre später kehrt sich der Trend für viele Unternehmen wieder um und das Schlagwort heisst “insourcing”.

Was war der Grund dafür, was hat sich verändert?

Nun, ich denke ein wesentlicher Punkt ist, dass viele Unternehmer das Thema Qualität unterschätzt haben. Wir, in der westlichen Welt, haben Ansprüche an die Ausführungsqualität, die wir nicht ohne weiteres auf andere Kulturen übertragen können. Ein paar Handgriffe einer anderen Person beizubringen ist das Eine – das “Feeling” für das Produkt, die damit verbundene Qualität und Marke das Andere. Das braucht gute Vorbereitung, Geduld und Zeit.

Altes Prinzip neu entdeckt

Letztendlich ist Outsourcing nichts anderes als Delegieren – ich gebe Aufgaben ab, die andere genau so gut oder besser erledigen können als ich. Damit kann ich mich z.B. auf strategische Arbeiten konzentrieren. Also, wir delegieren (alle) die Aufgaben an spezialisierte Dienstleister, die wir selbst nicht effizienter ausführen können.

Darüber hinaus haben die Wahl zwischen Komplett-Anbietern und Freelancern. Zu Beginn werden wir wohl unterschiedliche Tätigkeiten in begrenzter Menge auslagern. Dann kommt eher ein Full-Service-Anbieter in Frage. Dieser will (verständlicher Weise) auch verdienen, was unser Sparpotential etwas mindert.

Wollen wir umfangreichere Arbeits-Blöcke delegieren, kommen auch Freiberufler, neudeutsch Freelancer in Frage. Nicht unerwähnt sollten hier studentische Hilfskräfte bleiben. Sie können sich so ihr Studium finanzieren und haben mitunter exzellente Anwender-Kenntnisse.

Sofern die englische Sprache keine Hürde darstellt, erschliesst sich in Osteuropa und Asien ein riesiges Potential gut bis exzellent qualifizierter Dienstleister. Dann wird aus dem “Outsourcing” ein “Offshoring”, natürlich auch vor dem Hintergrund niedrigerer Löhne.

Outsourcen – Was alles ?

Eine Frage, die sich nicht pauschal beantworten lässt – hängt natürlich ganz von der Art des Unternehmens ab. Gehen wir einmal davon aus, dass wir primär einfachere, manuelle Tätigkeiten vergeben und solche, die ausserhalb unserer Kernkompetenz liegen.

Hier ein paar Beispiele, ohne Anspruch auf Vollständigkeit:

Sekretariat / Kundendienst

• Daten eingeben
• Texte formatieren
• Präsentationen erstellen
• Konferenzen organisieren
• Reisen organisieren
• Recherchen (Marktanalyse, Wettbewerb, Themen, Kontakte)

Web-Content

• Recherchieren
• Blog-Kommentare
• Pressemitteilungen
• Texten
• eMails prüfen

Web-Marketing

• Artikelmarketing
• Social Networking
• Affiliate Marketing
• Eintragen in Verzeichnisse

Web-”Technik”

• Web-Analyse
• SEO (Suchmaschinen-Optimierung)
• Backlinks erstellen
• Webseiten pflegen

andere Tätigkeiten

• Bildbearbeitung
• Buchhaltung
• Software-Entwicklung
• Engineering-Leistungen

Diese Aufstellung erhebt, wie gesagt, keinen Anspruch auf Vollständigkeit; sie soll nur als Anhaltspunkt dienen. Vielleicht habt Ihr noch ein paar Ergänzungen parat.

Welche Vorteile bietet Outsourcing?

Gebe ich administrative oder vorwiegend manuelle Tätigkeiten ab, gewinne ich Zeit. Diese kann ich beispielsweise nutzen um weitere Geschäftsmöglichkeiten zu erkunden, Produkte zu testen oder neue Vertriebspartner zu finden. Ich erhöhe meinen Wirkungsgrad, meine Effizienz.

Da ich nicht mehr alle Arbeit meine Hände passieren muss, entfällt ein (der) Flaschenhals; ich kann schneller liefern. Das führt auch zu höherer Zufriedenheit des Kunden.

Steigt unser Auftragsvolumen, können wir weitere Freelancer hinzuziehen, ohne unsere Fixkosten zu erhöhen. Unser Geschäft wird skalierbar – sowohl im positiven wie auch im negativen Sinne. Verändert sich der Markt, können wir viel schneller reagieren als mit fest angestellten Mitarbeitern. Einen Mangel an Know-how oder qualifizierten Mitarbeitern kann ich recht zügig beheben.

Ausgelagerte Tätigkeiten bieten zudem die Chance auf mehr Mobilität, da Daten und Informationen heute via Internet von überall her abrufbar sind. Ein erster Schritt um unsere Arbeit in Regionen zu erledigen, in denen andere Urlaub machen.

Wo liegen die Risiken?

Hier komme ich zurück zum Vergleich mit dem Delegieren. Stellen wir uns einmal vor, wir haben einen neuen Mitarbeiter eingestellt und geben ihm gleich zu Anfang eine schwierige Arbeit. Er wird sich bestenfalls durchbeissen, den Job nach bestem Wissen und Gewissen versuchen zu erledigen. Vielleicht ein, zwei Mal nachfragen, er will ja nicht nerven, und dann “sein Werk” abliefern. Er hat sicher sein Bestes gegeben – aber das Ergebnis dürfte nicht dem entsprechen, was wir erhofft haben.

Beim Auslagern funtioniert es ähnlich.

Hier kommen noch erschwerende Faktoren hinzu – die Distanz – zwischen uns und ihm/ihr liegen einige hundert oder gar tausend Kilometer und die Sprache. Obwohl Englisch Weltsprache ist, ist sie für viele trotzdem eine Fremd-Sprache. Heisst also, wir können die Qualität der ausgelagerten Prozesse nur indirekt beeinflussen.

Was will ich damit sagen – eine langsame Steigerung des Schwierigkeitsgrades und eine klare Kommunikation, sei es nun über Telefon, Anleitungen, Arbeits-Muster oder Video sind wesentliche Erfolgsbausteine. Deshalb müssen wir von Beginn an auf eine umfassende, zeitnahe und offene Kommunikation achten. Die Erfahrung zeigt jedoch grossen Aufwand für Kommunikation und Abstimmung zwischen den beiden Parteien. Das ist wohl der Grund, dass Outsourcing in Billiglohnländer zumindest in der Projektarbeit zurück geht.

Die Motivation für Outsourcing sollte also nicht eine reinen Kostenorientierung sein, sondern primär eine Qualitäts-, Wachstums- und Innovationsorientierung.

Darüber hinaus begeben wir uns in Abhängigkeit von Drittunternehmen und der Schutz unseres Know-Hows kann nicht unbedingt sichergestellt werden.

Fazit:

Outsourcing kann ein Schlüssel zu höherer Produktivität sein und damit zu mehr freier Zeit führen. Wichtig ist, klar definierte Arbeitspakete zu delegieren und den freien Mitarbeiter, abhängig von der Komplexität der Aufgabe, mit den geeigneten Werkzeugen schrittweise zum gewünschten Ergebnis zu begleiten.

Wollen wir neben der Effizienzsteigerung auch Kostenvorteile nutzen, bieten sich studentische Freelancer an oder auch die Auslagerung in Länder mit niedrigerem Lohnniveau.